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¿Qué es una Intranet y cómo lo utilizan las empresas?

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Para el desarrollo y correcto funcionamiento de una empresa, se ha vuelto necesario contar con herramientas seguras y confiables que le ayuden a alcanzar su éxito. El uso de la Intranet para una corporación se ha vuelto necesario por muchos aspectos: mantener informado a sus colaboradores, facilitar materiales de interés de la empresa, exponer los valores, imagen y demás datos que identifican al negocio.

En Tecnología para Pymes buscamos ofrecerle información de vanguardia y de su interés, relacionada a temas digitales, para que pueda incentivar el cambio y el correcto desarrollo de su negocio o empresa, para esta nueva era. En esta oportunidad, como bien destaca nuestro párrafo anterior, explicaremos todo sobre la Intranet: qué es, cuál es su función y cuáles son las ventajas de emplearla en su corporación.

¿Qué es la Intranet?

Al escuchar o leer el concepto “intranet” es sencillo suponer que dicho concepto está directamente relacionado con el Internet solo que, en este último, cualquier usuario puede compartir información. Esta es la diferencia principal entre ambos conceptos.

En ese sentido, una Intranet es un sistema de red privada que permite compartir recursos, informaciones, datos y otros más, exclusivamente entre sus miembros. Las corporaciones utilizan esta herramienta con la finalidad de que todos sus empleados, indistintamente del departamento al que pertenezcan, puedan acceder a la información que necesiten para el correcto desarrollo de sus actividades.

¿De dónde se origina el concepto de Intranet?

El origen de la intranet resulta bastante interesante puesto que ésta surgió primero que el Internet. ¡Así es! El primer medio de comunicación de interconexión digital que existió fue una red de intranet privada, montada por ciertas universidades, con el objetivo de compartir información netamente académica y artículos científicos. Es pues que la apertura de esa Intranet al resto del mundo, provocó el surgimiento de lo que actualmente conocemos como el Internet.

Razones por la que su empresa debe contar con una intranet

La Intranet no solamente es de gran ayuda para facilitar el trabajo de una organización, también resulta funcional en muchos otros aspectos que contribuyen con el correcto funcionamiento de las empresas, entre estos se encuentran:

 1. Velocidad en las entregas

Una intranet gestiona eficientemente las comunicaciones internas de una empresa. Lo que se traduce en que la velocidad de entrega de la información vital siempre estará garantizada.

Al trabajar desde una intranet, sus colaboradores y usted lo harán desde un espacio colaborativo y seguro. Sus documentos e información de importancia estarán siempre a su alcance.

2. Menos estrés

Mantener el nivel óptimo en las comunicaciones empresariales genera estrés, más aún cuando no se cuenta con una infraestructura adecuada para ello. Una intranet le servirá de ayuda al momento de acceder a documentos que sean de su requerimiento inmediato.

Asimismo, una intranet acorta distancia y agiliza procesos. Es mucho más sencillo enviar un documento por correo seguro, a esperar la entrega en físico de dicho documento.

3. Facilidad de uso

No es necesario contar con una preparación previa para usar una intranet. En realidad, es una herramienta bastante intuitiva y familiar. Su objetivo es facilitar un entorno en el que pueda compartir su información y conocimiento con el colectivo, sin problema alguno.

De igual forma, permite la búsqueda sencilla de documentos e información de importancia donde se encuentre, siempre y cuando tenga acceso determinado a la red privada.

4. Multiplataforma

Al igual que otros servicios de colaboración, la intranet puede utilizarse desde cualquier dispositivo. No es estrictamente necesario estar presente en la empresa para acceder a la red, siempre que usted cuente con las credenciales necesarias para acceder.

5. Menos barreras

Por ser una herramienta colaborativa y enfocada en la comunicación constante y efectiva, la intranet ayuda a desarrollar relaciones sanas dentro de la organización, resultando en que los componentes humanos puedan cumplir sus labores de la mejor forma.

6. Aporta trazabilidad

Como una intranet es el centro de todas las comunicaciones internas de una empresa, todo lo que se haga quedará grabado en ella. Con el tiempo irá creando una base de conocimientos disponible para los actuales y nuevos empleados, todo con miras a garantizar su funcionalidad, continuidad y entendimiento de todos los procesos internos.

La Intranet corporativa

Una intranet corporativa se usa para controlar, almacenar y distribuir el flujo de información interno de las empresas. Desde esta plataforma, los empleados pueden tener acceso a los diferentes documentos esenciales según sus áreas de especialización; permite un punto de encuentro entre la información y un modo digital para distribuirla.

Así mismo, una intranet corporativa también supone otro nivel en el anillo de seguridad para una empresa. Lo que significa que estará más resguardada de ataques de hackers o infecciones por virus informático.

Este tipo de red interna está soportada por un software y un hardware que permite su despliegue y constante uso. La intranet pone a disposición de todos los empleados la información de importancia para su organización.

Sin embargo, su estructura es también bidireccional, ya que permite a los diferentes componentes humanos de cada departamento compartir información relevante a su labor, dentro de la organización.

Intranet de documentos

Las organizaciones consumen gran cantidad de información para dar soporte a su operativa diaria. Si dicha información no está organizada, relacionada y distribuida de forma apropiada, esto producirá una ineficacia operativa.

Es pues que la intranet de documentos, inmersa en una intranet corporativa, es de sumo valor para cualquier empresa ya que todo se trabaja bajo un esquema de seguridad y control de acceso que asegura que, cada empleado, puede ver únicamente lo que le corresponde.

Estos son algunos motivos por los cuales su empresa necesitaría utilizar una Intranet de documentos:

  • Pérdida de tiempo para localizar información
  • Dificultad para trabajar fácilmente desde cualquier lugar
  • El conocimiento se pierde disperso entre empleados y ex-empleados
  • Excesivo uso del correo electrónico
  • Falta de automatización de procesos de negocio
  • Duplicidad de archivos y falta de control

Las razones para implementar una Intranet son muy parecidas a las de un sistema de Gestión Documental. Las coincidencias son tan grandes que realmente hablamos de lo mismo.

10 ventajas de contar con una red de Intranet en su empresa

  1. Ahorro de tiempo y costes. Aunque requiere de una inversión inicial para su puesta en marcha, a mediano plazo, el uso de la intranet supone un ahorro de tiempo y costes.
  2. Mejora la rapidez y eficiencia en la comunicación con los empleados. La realización de anuncios directamente en la intranet es más rápida que otras vías de comunicación y la información queda archivada para posteriores consultas. Además, permite ofrecer de manera simultánea la misma información a todos los empleados y todo ello a un coste muy bajo.
  3. Se centraliza la comunicación en un único entorno.
  4. Mejora la seguridad. Una intranet bien implementada es totalmente segura para la empresa y sus empleados. Usted puede ofrecer información determinada a grupos específicos de usuarios, evitando que colaboradores no autorizados accedan a información de otros departamentos.
  5. Aumenta la colaboración entre los empleados. Una intranet puede ser el medio para que, empleados de distintos departamentos, colaboren de forma más rápida y eficiente y se creen sinergias entre ellos, a través de foros o redes sociales corporativas.
  6. Gestión del conocimiento. La creación de foros puede ayudar a que los empleados difundan sus conocimientos y así todos puedan aprender.
  7. Mejora la imagen de la empresa de cara a sus empleados. Si una empresa u organización tiene intranet y la usa para gestionar vacaciones, subir comunicados, los empleados encontrarán los trámites administrativos internos más sencillos por lo que mejorará la opinión que tienen de la empresa y su satisfacción.
  8. Se puede conectar con las bases de datos de la empresa y otras aplicaciones usadas.
  9. Sin limitaciones horarias o de espacio. Está abierta permanentemente y accesible a todos los empleados incluidos los que están de viaje o trabajando en cliente.
  10. Incrementa la productividad. La búsqueda de información resulta más fácil y rápida por lo que los empleados pierden menos tiempo en este tipo de tareas. Además, una intranet bien desarrollada integrada con un sistema de Vigilancia Tecnológica puede incluso ayudar a informarles de información de interés para su trabajo, alertas de legislación, boletines de Difusión Selectiva de Información, etc.
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