TOP herramientas para la gestión de documentos

Posted by | 17 mayo, 2015 | PYMES y autónomos | No Comments
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La gestión de documentos es más importante que nunca con la aparición de los servicios en la nube. De hecho, hay muy buenas opciones para la gestión de documentos de una pequeña empresa o autónomo. A nivel profesional es imprescindible gestionar de forma correcta los presupuestos, facturas, informes y proyectos.

Sin embargo, hay muchas opciones disponibles en Internet y puede ser complicado elegir la que más nos interesa. Examinemos algunas de las mejores opciones para la gestión de documentos.

Dropbox, la gestión de documentos más sencilla

Esta herramienta se ha ganado poco a poco la confianza de millones de usuarios por todo el mundo. La instalación es muy sencilla, uno se crea una cuenta gratuita para la gestión de documentos y se crea una carpeta en el escritorio del ordenador.

A partir de este momento, la gestión de documentos funciona del siguiente modo: se introduce el archivo que uno desee en dicha carpeta y está accesible desde cualquier dispositivo conectado a internet solo con instalar la misma cuenta de Dropbox. ¿Verdad que así es fácil la gestión de documentos?

Además, Dropbox dispone de aplicación para Smartphone, así que es posible recuperar un documento de manera muy sencilla desde el dispositivo móvil.

Google Drive, para la creación y la gestión de documentos

Google Drive es una herramienta muy interesante para los que no quieren o no necesitan instalarse una costosa suite de Ofimática en su ordenador. La cuenta en Google Drive puede utilizarse desde muy pocos euros mensuales.

¿Qué ofrece a cambio Google Drive? Un potente procesador de textos, hojas de cálculo y así por el estilo. Lo bueno de estas aplicaciones es que son online y funcionan desde un navegador web.

Pero lo más interesante es que se pueden editar desde diferentes ordenadores, siempre y cuando se otorguen permisos a otros usuarios para la gestión de documentos.

WeTransfer, cómo enviar archivos pesados por correo electrónico

En numerosas ocasiones tenemos que enviar un archivo pesado (o varios) a un cliente. El correo electrónico tradicional no suele permitir más de 10Mb en un solo envío. ¿Cómo solucionar el problema? Una buena idea es utilizar un servicio como el que ofrece WeTransfer, que permite enviar hasta 2Gb en su cuenta gratuita.

¿Cómo funciona el servicio? Rellenamos un pequeño cuestionario que contiene nuestro correo, el correo electrónico del receptor y un mensaje. Por supuesto, hay que adjuntar el archivo a enviar. El archivo se aloja en el servidor de WeTransfer durante siete días.

La persona a la que queremos enviar el archivo recibe un mensaje con un enlace para descargarse el archivo. Cuando el receptor descarga el mensaje, nosotros recibimos un mensaje de confirmación.

Se deben tener en cuenta aspectos legales si es que utilizamos alguna de estas aplicaciones para la gestión de documentos. Cuando trabajamos con datos de otras personas, quizás en un listado de una hoja de cálculo, debemos tener en cuenta la legislación actual con respecto a la Protección de Datos.

Es cierto que la mayoría de estos servicios online ofrecen conexiones seguras y encriptados, que son obligatorias para estos casos; pero, no está demás investigar el asunto y comprobar que todo lo que hacemos está de acuerdo con la ley.

Acabamos de ver algunas de las herramientas más importantes para la gestión de documentos en el ecosistema online, pero nos falta darte la opción de contemplar una alternativa más unificada y fiable para la gestión de tu negocio: entra en este enlace para informarte más a fondo.

 

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