¿Es posible una facturación electrónica?

Posted by | 14 mayo, 2015 | PYMES y autónomos | No Comments
facturación electrónica
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La implantación progresiva de la facturación electrónica

La facturación electrónica produce los mismos efectos mercantiles que la emitida en formato papel, estando su expedición condicionada simplemente al beneplácito de su destinatario. Por consiguiente, al interrogante debe responderse categóricamente que la facturación electrónica es una opción perfectamente válida con arreglo a la legislación vigente.

De hecho, si nos remontamos a los orígenes jurídicos de su regulación, la Directiva 2001/115/CE impuso a los Estados miembros, con un plazo de margen, la obligación de establecer la normativa que regulase el reconocimiento de la factura emitida por medios electrónicos.

Regulación normativa de las operaciones de facturación electrónica

En la actualidad, la facturación electrónica en España se ajusta a lo dispuesto por el Real Decreto 1619/2012, una norma reglamentaria que contiene las obligaciones en materia de la facturación en general y de la que nos ocupa en particular, entrando al detalle en términos como:

- Sobre quiénes recae la obligación de expedir factura.

- Especificidades de la facturación electrónica.

- Triada de requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.

Cómo asegurar las bases mínimas de su validez

La facturación electrónica debe asegurar la legibilidad del documento mercantil mediante el uso del programa informático que la desarrolle y la reciba. Por su parte, la autenticidad (aval de identidad de su emisor) y la integridad de su contenido pueden garantizarse por varios conductos:

- Firma electrónica avanzada basada en un certificado.

- Intercambio electrónico de datos.

- Cualquier otro mecanismo puesto en conocimiento de la Agencia Tributaria para su validación previamente a su empleo.

- Controles de gestión propios a la actividad profesional de quien emite facturación electrónica, de tal manera que se respete una nítida conexión entre la factura y la venta de mercancías o prestación de servicios con la que se corresponde.

Clasificación de las facturas electrónicas

Con arreglo al formato de las mismas podemos efectuar su desglose, pudiendo hablar de las siguientes:

- Aquellas en formato estructurado e integradas por datos, generadas automáticamente por los sistemas informáticos del emisor y tramitadas de igual forma por los del receptor.

- Aquellas en formato no estructurado, como las escaneadas o los archivos PDF (que en esencia son imágenes), cuyo procesamiento por parte del receptor precisa una acción no automatizada.

El empleo de las primeras logra reportar mayor beneficio a las empresas, aunque para poder materializarlo deban salvar hándicaps como la penetración de la cultura de su uso en las PYME, su aceptación masiva por la ciudadanía o la compatibilidad de los sistemas internacionales de facturación electrónica.

Beneficios prácticos de este sistema

Sobradamente conocidos son los beneficios intrínsecamente ligados a la facturación electrónica, entre los que cabría subrayar:

- Eliminación de gastos de impresión y correo.

- Facilidad para el acceso a las facturas archivadas en todo momento.

- Minimización del consumo de papel.

- Integrar la facturación en el engranaje informático de la empresa.

Las Administraciones públicas exigen facturas electrónicas a sus proveedores

Desde el pasado 15 de enero, todas las Administraciones Públicas, en virtud de la ley de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable, solo aceptan de sus proveedores este formato, a excepción de aquellas cuyo importe no alcance los 5.000 euros y las destinadas a servicios prestados fuera de España. Solo son aceptadas facturas confeccionadas en el formato factura 3.2 y 3.2.1 y rubricadas mediante un certificado digital.

¿Qué se necesita para facturar electrónicamente?

Simplemente se precisa de la tecnología suficiente para su gestión. Si no se dispone de ella es posible externalizar el servicio de facturación a una empresa especializada o, de lo contrario, adaptar el software ERP (sistema de planificación de recursos empresariales) a esta facturación.

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