Las ventajas de utilizar una factura electrónica

Posted by | 25 Abril, 2017 | Tecnología | No Comments
Factura electrónica
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Cada vez son menos aquellos que utilizan facturas de papel y que son llenadas a mano para dar paso a la facturación electrónica que ahorra tiempo y dinero. Uno de los procedimientos que más molesta a aquellos que tienen su propio negocio o que se encargan de la contabilidad de una empresa, es el hecho de crear una factura electrónica. Existen muchas aplicaciones y programas que ofrecen realizar esta tarea. Sin embargo, suelen ser muy complicados de usar o son demasiado costosos para aquellos que no manejan una gran empresa.

El único problema, es que para llevar una contabilidad adecuada es necesario poder y saber elaborar una factura electrónica que además se encuentre alineada con las leyes actuales de cada país. Es por eso que se debe tomar el tiempo necesario para elegir el software de contabilidad adecuado con las necesidades del negocio o una solución completa de gestión documental.

Ventajas de la factura electrónica

La ventaja de usar la factura electrónica es la automatización de procesos, por eso se recomienda que no importa el tamaño de la empresa, lo adecuado es que todas manejen este tipo de elementos ya que facilita entre otras cosas la declaración de impuesto y el vaciado en los libros de contabilidad. Además minimiza el tiempo invertido en realizar el formato, ya que la mayoría de estos softwares ofrecen la posibilidad de guardar en su memoria clientes, productos, servicios, etc.

Las ventajas de poder realizar una factura electrónica en cualquier momento nos permite ampliar nuestro negocio y ofrecer productos o servicios de forma más eficiente a nuestros clientes. A su vez, estos valorarán de buena manera que un proveedor sea capaz de facturarles inmediatamente sin importar el lugar donde se encuentren. En el mundo súper competitivo en el que vivimos actualmente, cualquier ventaja es bien recibida y marcará diferencia frente al resto de las empresas.

Otro elemento que no suelen tomar en cuenta los negocios al momento de elaborar una factura electrónica es el ahorro a futuro que están realizando. Ya que actualmente muchos gobiernos permiten que toda la facturación se realice en línea y sin necesidad de usar papel para ningún registro, adicionalmente facilita el proceso de auditoría en múltiples formas ya que permite conseguir rápidamente por el número de control o el correlativo de registro a una factura electrónica determinada.

En negocios donde los sistemas de pago están diversificados, la emisión de la factura electrónica permite centralizar la contabilidad y que cada operador o cajero pueda emitir su constancia de cobro sin necesidad de esperar por autorizaciones o demorar al cliente mientras otro compañero llena el talonario de factura.

Y por último, puede parecer muy obvio pero el poder disponer de una factura electrónica minimiza los errores en el proceso de cobros. Además, permite calcular inmediatamente los impuestos, evitando pérdidas innecesarias de dinero y problemas con los organismos públicos de recolección de impuestos.

 Mayor flexibilidad con la factura electrónica

Actualmente la elaboración de una factura electrónica se debe llevar a cabo en cuestión de segundos. Además, muchos gobiernos alrededor del mundo exigen a las empresas llevar un registro de las facturas emitidas, ya que esta situación se controla de forma más adecuada si todos los registros se llevan a través de un ordenador.

Además, gracias a la presencia de Internet el proceso de facturación se puede llevar a cualquier lado, sin necesidad de estar físicamente en la oficina para poder cobrar a nuestros clientes. En muchos casos actualmente ni siquiera es necesario el uso de un ordenador, ya que este proceso se puede llevar a tablets o un smartphones. A través de estos dispositivos se puede solventar cualquier problema ya que los mayores desarrolladores de este tipo de sistemas han creado aplicaciones reducidas para estos dispositivos, convirtiendo nuestro negocio en una verdadera Smart office.

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