Cómo ahorrar tiempo al digitalizar documentos

Posted by | 9 Junio, 2015 | Tecnología | No Comments
documento digital
Share Button

El hecho de que las empresas hayan comenzado a digitalizar sus documentos no es un hecho fortuito. Esta tendencia surge de la necesidad por ahorrar tiempo y espacio en esas compañías y empresas que se encontraban hasta arriba de papeleo y no sabían qué hacer para poder conseguir orden.

Este orden es muy necesario para no perder tiempo a la hora de encontrar en cuestión de segundos la factura, el documento, o la ficha que estaban buscando para cada cliente. Lo mismo ocurrió con los particulares, que no tienen por qué volverse locos para buscar entre sus miles de carpetas con documentos importantes su última factura del gas, de la luz o del teléfono, ya que con un solo clic pueden acceder a ellas. Y es que digitalizar aporta mucho y sobre todo, en el mundo de la empresa nos aporta tiempo que se traduce en dinero.

Por eso, en muchas empresas se trabaja cada vez más en buscar una solución completa para la digitalización de documentos. Aunque en algunas empresas se opta por repartir estas tareas, en otras se ha llegado a apostar por soluciones centralizadas, como puede ser el Smart Office Centre a través del cual se pueden procesar y digitalizar cualquier documento.

¿Cómo es posible ahorrar tiempo sólo con el hecho de digitalizar los documentos?

  • De acuerdo a los líderes empresariales el hecho de digitalizar los documentos físicos con los que vamos a trabajar en el futuro nos ayuda a mejorar en los procesos de toma de decisiones, por lo que el tiempo empleado en ello se ve consecuentemente reducido. Pero, ¿por qué?
  • Al estar digitalizados, estos documentos pasan a formar parte de una base de datos. Y, ¿con ello que queremos decir? Al estar en esta base de datos son fácilmente localizables sólo con buscar una palabra en relación con el documento, y al facilitar este proceso de búsqueda, el tiempo de este proceso se ve reducido o desaparece. Por lo tanto, al ahorrar tiempo en la búsqueda, podremos dedicarnos por completo a la toma de decisiones sin ninguna distracción de por medio.
  • Al digitalizar estos documentos y tenerlos almacenados en la base de datos harás posible una rápida búsqueda avanzada por tus proveedores, conceptos clave, fechas o los importes que están interesado. Esta facilidad y rapidez se sigue traduciendo en un ahorro de tiempo, y esto a su vez en eficacia, pues al no demorarte por horas en esta búsqueda que sólo trae cansancio y estrés a nuestras vidas, estaremos más dispuestos a la hora de trabajar.
  • Esta fácil búsqueda al digitalizar todo el papeleo, se traducirá también en un ahorro de tiempo en la entrega de documentos o entrega de datos entre una inspección fiscal o auditoría pues la información a nuestra disposición aumenta en gran medida al haberlos almacenado anteriormente en nuestras bases de datos.
  • Al digitalizar todo nuestro papeleo no sólo ahorramos tiempo en la gestión de los mismos, también ahorramos en el tiempo de respuesta a nuestros proveedores o clientes, pues al entregarles o enviarles los documentos en los que están interesados en cuestión de segundos.
  • Más allá del proceso de localizar y utilizar los documentos, es importante tener en cuenta que después hay que recolocarlos. Cuando el volumen de documentos es grande, la recolocación puede llevar mucho tiempo. Al digitalizar los documentos, éstos pasan a estar ordenados casi automáticamente, por lo que este proceso prácticamente ha desaparecido.Como hemos podido comprobar digitalizar los documentos no sólo nos ahorra un par de minutos, sino que en muchos casos procesos completos son eliminados o extremadamente minimizados por lo que ese ahorro de tiempo se traduce en horas de trabajo y eficacia.
Share Button